Tecnologías de Información para el Resguardo Digital de Documentación Técnica de CVG Ferrominera Orinoco CA

INTRODUCCIÓN 

 El área de Puerto Ordaz fue construida en 1952 como la base administrativa de la Orinoco Mining Company (hoy CVG Ferrominera Orinoco), desde donde embarcaba el hierro proveniente de la explotación de la mina El Pao y el Cerro Bolívar, hacia los mercados internacionales, fue planificada en conjunto con la Corporación Venezolana de Guayana, el acto inaugural se realizo en el emblemático Centro Cívico “Allí hay un monolito de hierro para significar la riqueza en mineral de hierro de la región, y el acta de fundación de la nueva ciudad”. El complejo tenía teatro, club social deportivo, la Iglesia Nuestra Señora de Fátima, un café, librería, el Banco Royal, el servicio de telégrafo, líneas aéreas y mueblerías”.

Imagen 1: Ciudad de Puerto Ordaz. Edificaciones hechas por Ferrominera: Centro Cívico, Urbanizaciones Campos A, B y C, Escuelas, Cancha Deportiva y Hospital

mapa fmo

 Fuente de la imagen: Google Maps

Por lo tanto, cuando nos referimos a CVG Ferrominera debemos hablar de Puerto Ordaz, ya que, el acervo cultural de la empresa le pertenece a la Ciudad y viceversa, al igual que Ciudad Piar, economía basada gran parte en la extracción del hierro, en especial en los cerros de San Isidro y Bolívar, “en este lugar se ubica una de las más importantes reservas de material ferroso del mundo”.

CVG Ferrominera Orinoco, empresa que extrae, beneficia, transforma y comercializa mineral de hierro, ahora integra en sus operaciones las Plantas: TOPPCA (Pellas) y OPCO (Briquetas), por lo tanto, se debe adicionar la documentación técnica a la existente desde el año 1.935, que abarca las exploraciones, estudios, edificaciones y estructuras realizadas por la empresa para sus operaciones primarias (hierro), así como las obras en pro del desarrollo urbanístico para el bienestar social de las comunidades a su alrededor, el cual, nos deja un número considerable de planos y la necesidad de iniciar el trabajo de resguardo digital del acervo tecnológico y cultural.

Ésta iniciativa, presenta un reto a la hora de recopilar y digitalizar los documentos, ya que, intervienen elementos como la logística entre zonas lejanas (documentación dispersa), gestión del conocimiento y grupos culturales (tres empresas en una, con tres productos diferentes), además, la organización está conformada con edificaciones, equipos y plantas industriales con diagramas y fabricantes que se diferencian o tienen similitudes entre sí, por lo tanto, no basta con pasar todos los documentos en físico a un formato electrónico, o que éstos, hayan sido reproducidos por equipos multimedia o software asistido por computadora, y al final, se depositen en discos de almacenamiento electrónicos de forma compartida; se debe anexar a éstas actividades la integración del archivo digital resultante con sistemas de información para la administración, catalogación y consulta, con el fin, de ofrecer a las comunidades de usuarios información estructurada, actualizada y en tiempo real.

 

OBJETIVO DEL RESGUARDO DIGITAL Y SU INTEGRACIÓN CON LAS TIC´S

 

Preservar el acervo tecnológico y cultural de la empresa, por medio de la reproducción de cualquier formato y tipo de papel a imagen electrónica.

Poner a disposición información digital fidedigna, actualizada y segura, para hoy, y el mañana, con base en el ayer.

Sistematizar el proceso manual para solicitar, buscar, modificar y emitir documentación técnica (planos y manuales), que genera tiempos de traslado y espera de personal, involucrando costos y retardos en los procesos administrativos y operativos de la empresa, así como una alta probabilidad de perder información valiosa, debido a la manipulación física de los documentos.

Eliminar el ciclo repetitivo del fotocopiado, actividad que a través del tiempo influye en la depreciación de los equipos y el deterioro de los documentos. Esta actividad genera altos costos en el papel, tóner y tinta utilizados para tal fin.

Cultivar la Gestión del Conocimiento en base a la experiencia obtenida en identificar, recuperar, resguardar, registrar y difundir información técnica para el presente y las generaciones futuras.

MÉTODOS:

Diagrama causa – efecto: Análisis del proceso manual de solicitud y emisión de documentación técnica (planos y manuales):

diagrama ce

Imagen 2: Diagrama

Resultado estimado para localizar documento solicitado:

 Tiempo mínimo de respuesta:

*1 hora: 45 minutos

Tiempo máximo de respuesta:

*1 semana

 

* Tiempo estimado para las plantas industriales, equipos y edificaciones que se encuentran en Puerto Ordaz. Para documentación Técnica solicitada en Ciudad Piar, el tiempo de localización varía sí el documento está en esa zona o en Puerto Ordaz.

Nota: El tiempo estimado depende de la experiencia del Auxiliar Técnico (Planotecario o Bibliotecario), para las estimaciones no se contaba con personal desempeñando el cargo, sólo se basa en la experiencia del Jefe de Sala Técnica de Ingeniería (responsable del área de dibujo técnico).

Análisis de Interrogantes:

Entrevistas, recopilación y análisis de datos para determinar las siguientes interrogantes:

1) ¿Dónde están los documentos?

Lectura de procedimientos existentes en la empresa con el fin de ubicar físicamente la documentación técnica (procedimiento relacionado – 830P01 Control de planos)

Recopilar información histórica de la empresa que se relacione con manuales y planos.

Entrevistas a personal activo y jubilado especialistas en ciertas áreas técnicas

Visitas a todas las áreas de Ferrominera con el fin de localizar documentación técnica desde Ciudad Piar hasta Puerto Ordaz.

Solicitar estudios de inventarios (en caso de existir)

2) ¿Quién los puede identificar?

Búsqueda de personal que pueda identificar documentación técnica y su relación con procesos, equipos y partes.

Entrevistas a personal activo y jubilado especialistas en ciertas áreas técnicas

3) ¿Cómo catalogar la documentación?

o Identificación y entrevistas a especialistas por áreas con conocimientos tácitos y explícitos

o Revisión y análisis de la documentación existente: Documentos de planta, planos índices (medulares), informes técnicos, tesis y pasantías.

o Desarrollo de árbol tecnológico (desagregar información) con el fin de implantar la estructura estándar del sistema de información que controlará la documentación.

4) ¿Cuáles son prioritarios?

Por requerimientos de los dueños de los procesos de Salas Técnicas se llega a la siguiente conclusión para iniciar los trabajos por prioridad:

Resultado:

o Planoteca de Ingeniería: Área prioritaria – Procesamiento de Mineral de Hierro (PMH)

o Planoteca de Briquetas

o Planoteca de Pellas

5) ¿Qué herramientas se deben utilizar?

o Equipos de digitalización: Los equipos de captura de imagen de planos, mapas, y documentos fueron adquiridos con el propósito de resguardar y reproducir la documentación existente en cualquier formato y tamaño de papel, son escáneres profesionales Bell+Howeell, OCE TDS600 y Contex.

RESULTADO FINAL DEL PROYECTO:

En la búsqueda de aplicaciones informáticas que se adaptaran al proceso histórico-tecnológico de la empresa surgieron dificultades como los elevados costes ofertados por implementaciones de terceros (configuración – personalización), adquisición y mantenimiento de licencias (altas probabilidades de no tener el total de licencias requeridas instaladas). Por lo tanto, se implemento un plan de desarrollo de software casero el cual arrojó 2 aplicaciones personalizadas y estandarizadas para los procesos documentales de la empresa, como son: La Planoteca Digital (Sistema Ferroplanos), el cual, se divide en 3 sistemas (uno para cada Planoteca), como solución para el control y consulta de planos, y la Biblioteca Virtual (Sistema Web – Intranet) para la consulta de manuales, dossier, informes y catálogos técnicos.

El resultado que se pudo obtener es satisfactorio y garantiza la Gestión y Transferencia del Conocimiento, así como la autenticidad de la información suministrada en el proceso de consulta y explotación de información, la manipulación del sistema “Planoteca Digital”, y la forma de encontrar un documento es totalmente visual, posee navegación tipo árbol, 8 formas diferentes de localizar un plano, permite el trabajo en grupo (Ingeniería) evitando la reimpresión de documentos para revisión, correo inteligente (adjunta documento y cuerpo del mensaje con un solo clic), al igual que la salida por plotter o impresora.

Planos digitalizados y registrados en Sistema (64.000), pertenecientes a las áreas Procesamiento de Mineral de Hierro, Ferrocarril, Áreas Administrativas, Planta de Pellas, Planta de Briquetas, así como otras áreas aledañas a Puerto Ordaz. Se tiene previsto continuar con las áreas administrativas, Plantas de Trituración los Barrancos I y II, Planta de Concentración de Cuarcitas Friables y Planta Piloto de Concentración (Laboratorio) en Ciudad Piar. En Punta Cuchillo Ciudad Guayana, la Segunda Línea de Pellas y en San Félix – Palúa, el Proyecto Laguna Acapulco.

Manuales técnicos digitalizados (958) tomos, de las áreas Procesamiento de Mineral de Hierro, Planta de Pellas, Briquetas y Planta Piloto de Concentración (Laboratorio). Se tiene previsto continuar con Planta de Concentración de Cuarcitas Friables, Segunda Línea de Pellas, y Trituración los Barrancos I y II, así como el registro en la Biblioteca Virtual de todos los tomos de forma estructurada, con la colaboración y aprobación de especialistas de cada área.

Imagen: Planoteca Digital

ferroplanos

 

Proyecto desarrollado por: Luis Noguera

Participaciones especiales: Morelvis Oca, Freddy Rodríguez, Pablo Romero, Johana Guzmán, Francis Lezama y varios pasantes.

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